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PMP PMBoK 第6版を理解する 9.コミュニケーションマネジメントについて
学習目標
・ステークホルダーマネジメントの全体を説明できる。
・ステークホルダー分析について説明できる。
・ステークホルダー登録簿について説明できる。
・ステークホルダーエンゲージメント計画書について説明できる。
・ステークホルダーエンゲージメント計画のツールと技法について説明できる。
・ステークホルダーエンゲージメントのマネジメントの働きやポイントを説明できる。
・ステークホルダーエンゲージメントの監視プロセスについて説明できる。
13.ステークホルダーマネジメントの全体
10章と13章の違い
コミュニケーションマネジメントは、コミュニケーションマネジメント計画書に記載されている会議の予定に合わせて、情報を配布し、定期的にコミュニケーションの状況を確認する知識エリアです。
ステークホルダーマネジメントは、各ステークホルダーの現時点におけるプロジェクトの関与度を捉え、各ステークホルダーの関与度を求められる(Desired)レベルまで上げるために方法を定義して、定期的に関与度を上げる方法を修正する知識エリアです。
| 13.ステークホルダーマネジメント | インプット | ツールと技法 | アウトプット |
| 13.1ステークホルダーの特定 | ・プロジェクト憲章 ・ビジネス文書 | ・データ分析 ・データ表現 | ・ステークホルダー登録簿 |
| 13.2ステークホルダーエンゲージメントの計画 | ・プロジェクト憲章 ・プロジェクト文書 | ・データ表現 | ・ステークホルダーエンゲージメント計画書 |
| 13.3ステークホルダーエンゲージメントのマネジメント | ・ステークホルダーエンゲージメント計画書 ・プロジェクト文書 | ・行動規範 | ・変更要求 ・プロジェクト文書更新版 |
| 13.4ステークホルダーエンゲージメントの監視 | ・ステークホルダーエンゲージメント計画書 ・作業パフォーマンスデータ | ・会議 | ・変更要求 |
13.1 ステークホルダーの特定
ステークホルダーを定期的に特定し、プロジェクト成功への関心事、関与、影響等を分析し、文書化するプロセスです。
インプット
・プロジェクト憲章(主要なステークホルダーを確認します。)
・ビジネス文書(ベネフィット・マネジメント計画書)
プロジェクトの成果からベネフィットを受けるステークホルダーを確認します。
ツールと技法
データ分析
-ステークホルダー分析：利益・権利・知識・プロジェクトへの貢献を確認します。
データ表現
-権力と関心度のグリッド、権力と関与度のグリッド、影響度と関与度のグリッド
-突出モデル(セイリエンスモデル)
3つの観点(権力・緊急度・正当性)でステークホルダーを分類します。
⇒【解説】権力が低く、関心度が高い場合は、【常に情報を与える】ことが必要です。
アウトプット
・ステークホルダー登録簿
現在の関与度、各ステークホルダーの要求事項や期待を記載します。
(氏名・職位・プロジェクトにおける役割・連絡先 等)
・ ステークホルダーの評価情報
(プロジェクトに対する期待・プロジェクトに対する要求事項 等)
・ ステークホルダー分類
(内部・外部、関与度・影響度・権力・関心度、上向き・下向き・外向き・横向き)
13.2 ステークホルダーエンゲージメントの計画
ステークホルダーの関与度を促す手法を開発します。
関与度を高めるためのアプローチ方法を考えて、そのアプローチ方法をステークホルダーエンゲージメント計画書に記述します。
インプット
・プロジェクト文書（ステークホルダー登録簿）
ツールと技法
・データ表現（ステークホルダー関与度評価マトリクス）
| ステークホルダー | 不認識 | 抵抗 | 中立 | 支援型 | 指導 |
| ステークホルダーA | C | D | |||
| ステークホルダーB | C | D | |||
| ステークホルダーC | CD |
※C：現在(Current)の関与度、D：求められる(Desired)レベルの関与度
現在の関与度と求められる関与度を可視化して、関与度を求められるレベルまであげるための必要なコミュニケーションレベルを特定します。
- 不認識：プロジェクト・潜在的な影響を認識していません。
- 抵抗：プロジェクト・潜在的な影響を認識しているが、プロジェクトの成果より生じる変化に対して抵抗します。
- 中立：プロジェクトは認識している。支持・抵抗のいずれでもありません。
- 支持：プロジェクト・潜在的な影響を認知し、プロジェクトの成果より生じる変化に対して支持します。
- 指導：プロジェクト・潜在的な影響を認知し、プロジェクトの目標を達成するために積極的に取り組みます。
アウトプット
・ステークホルダーエンゲージメント計画書
各ステークホルダーの関与を促すために必要とされる戦略と行動を特定した計画書です。記述内容は主に以下のような内容とされています。
・ 特定されたステークホルダーの関係性
・ 現在のプロジェクトフェーズにおけるコミュニケーション要求事項
・ 伝達すべき情報・言語・書式・内容・詳細度
・ ステークホルダー・エンゲージメント計画書の更新と改善方法
13.3 ステークホルダーエンゲージメントのマネジメント
ステークホルダーのニーズ、期待に応え、ステークホルダーの適切な関与を促すために、課題を対処し、関連するリスクや潜在的な懸念事項にも対処をするプロセスです。また本プロセスには、以下の4つの働きがあります。
・コミュニケーションを通して、ステークホルダーの期待をマネジメントする
・関連するリスクや潜在的な懸念に対処し、ステークホルダーによってもたらされる将来的な問題を予測する
・特定された課題を明確にし、解決する
PMBOK®Guidep.524
インプット
・プロジェクトマネジメント計画書（ステークホルダーエンゲージメント計画書）
・プロジェクト文書（変更ログ、課題ログ、ステークホルダー登録簿）
※変更ログ：統合変更管理のアウトプット
※課題ログ：プロジェクト作業の指揮マネジメントのアウトプット
ツールと技法
・行動規範：メンバーに求められる振る舞いに関する期待のことです。
ステークホルダーにも期待される振る舞いを設定します。
→行動規範はチーム憲章で定義
PMBOK®Guidep.320 9.1 資源マネジメントの計画
※コミュニケーション・スキル、人間関係とチームに関するスキル、行動規範などのあらゆる手段を利用して、求められるレベルの関与度まで、関与度（エンゲージメント）を促します。
アウトプット
・変更要求
ステークホルダーの関与度をマネジメントした結果、スコープが変更になる可能性があり、変更要求が提案されます。
・プロジェクト文書更新版
（ステークホルダー登録簿・・新しいステークホルダが追加されたら修正する）
(統合変更管理／課題ログの更新／要求事項文書の確認／スポンサーに対応を依頼)
⇒【解説】ステークホルダーエンゲージメントのマネジメントプロセスに関する問題のため、【課題ログの更新】が妥当だと考えられます。
13.4 ステークホルダーエンゲージメントの監視
ステークホルダーからの参与を引き出すための戦略をテーラリングします。
ステークホルダー・エンゲージメントの監視プロセスは、全ステークホルダーの関係を監視して、ステークホルダーの関与度のために戦略と計画を調整するプロセスです。
インプット
・ステークホルダー・エンゲージメント計画書
ステークホルダーの関与度（エンゲージメント）を高めるための計画を確認します。
・作業パフォーマンスデータ
ステークホルダーの関与度（エンゲージメント）における実績データを確認します。
ツールと技法
・会議
ステークホルダーの関与度（エンゲージメント）を監視し、評価するためにステークホルダー・エンゲージメント計画書で合意された会議を実施します。
アウトプット
・変更要求
関与度が高まってなかった場合、ステークホルダーの現在の関与度（エンゲージメント）を改善するための是正処置と予防処置を提案します。
まとめ
- ステークホルダーマネジメントは、各ステークホルダーの現時点におけるプロジェクトの関与度を把握して、求められるレベルまで上げるために方法を定義して、定期的に関与度を上げる方法を修正する。
- 主要なステークホルダーに対して、ステークホルダー分析を行い、ステークホルダー登録簿を作成する。
- 現在の関与度と求められる関与度を可視化して、関与度を高めるためのアプローチ方法を考えて計画書に記載する。
- マネジメントプロセスにて、各ステークホルダーの関与度を確認する。
- ステークホルダーの期待をマネジメントする。
- 関連するリスクに対処し、将来的な問題を予測する。
- 特定された課題を明確にし、解決する。
- 監視プロセスにて、関与度が計画通りに高まっていない場合、改善するための変更要求を提案する。
今回は、ステークホルダーマネジメントについて見ていきました。データ表現の権力と関心度のグリッドや突出モデルは、PMP試験に問われやすい内容です。またステークホルダーエンゲージメントのマネジメントでは、4つの働きがあることを抑えておくとおすすめします。
以上になります。お疲れ様でした！
